毎日毎日山のように届く要返信のビジネスメール。うんざりしつつも手抜きできないものですよね。かといって1件1件に時間をかけているヒマはありません。冷たすぎず、くどすぎず、相手に好印象を持たれながらも素早い返信で、ビジネスメールを制してみませんか?

ここが違う!デキるビジネスメールの返信とは

ビジネスメールの返信では、手をかけすぎずに好印象を残すものを作成することが大切です。ここでは相手の心をつかむためにおさえておきたいいくつかのポイントをご紹介します。

①返信は早いに越したことはない

ビジネスメールにおいて、返信が早い人=仕事ができるという説はかなり有力になりつつあります。返信内容が的を射ていることは大前提ですが、早く返信することにより「整理整頓上手」「判断力がある」「文章力がある」などの好印象がオプションとして付いてくることは、ビジネスにおいて大きな武器になります。丁寧に返信することは大切ですが、時間をかければいいというものでもありません。遅くとも24時間以内には返信するよう心がけましょう。

②シンプル返信は相手への思いやり

相手に余計な仕事を増やさないようにするためのシンプル返信はビジネスメールには必須です。たとえば件名は無意味に変更しません。送った相手にとって一番わかりやすいタイトルでの返信になるからです。ただし、複数回やり取りして内容がタイトルに合わなくなってきた場合などは、率先してわかりやすいタイトルに直すことも思いやりの1つといえるでしょう。

③返信の宛先にも敬称を

普段は名前に敬称を付けて送っている宛先でも、届いたビジネスメールから返信メールを作成すると敬称が省かれる場合があります。相手が承知していることもありますが、ビジネスメールではここを修正してから返信すると俄然相手への印象が変わってきます。見るつもりはなくても見てしまう部分なので、ここはひと手間入れても惜しくはないでしょう。

④効率的な引用は気配り返信の極意

差出人の文章を残して、それに返答を付けた返信は一見ズボラに感じますが、相手が内容をのみ込むための時間を短縮するという点では最高の気配りといえるでしょう。ビジネスメールの返信では、自分が手間ひまをかけたことを主張するよりも、相手に時間を使わせないことを優先するほうが大切です。

⑤返信でも読み直しは省くなかれ

仕事上のケアレスミスは命取り。ビジネスメールの返信も例外ではありません。誤字脱字はもちろんのこと、Ccに入っている相手にも失礼なくわかる内容かどうか、相手の質問事項にすべて答えられているかどうかなど客観的な目をもってチェックしましょう。

いかがだったでしょうか。ビジネスメールでは、「素早く」「そつなく」「好印象で」返信したいと誰もが願うものですが、相手への思いやりを優先させることが意外と近道になります。数あるビジネスメールの返信を強力な武器にして、仕事の密度と効率に差をつけましょう。

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