仕事をやっていく上で上司を怒らせる事は出来るなら避けたいものです。しかし怒らせてしまった場合は素早い対応で切り抜けていかなければなりません。デキル人が実践する怒った上司へのメール対応5つのポイントで、メールでより早く上司にコミュニケーションを取り、良い関係を取り戻す方法を知りたいと思いませんか?

怒った上司へメール対応、デキル人の実践ポイント5つ

怒った上司への対応としてメールを早めに送ることで、上司に対して感じている沈み込んだ気持ちを素早く解消したり、早めに問題を解決させることが可能になります。デキル人が行っているメールの使い方とはどんなものなのでしょう。

①デキル人は対応が早い

デキル人は何事に対しても素早い対応をします。グズグズといつまでもその場所に立ち止ることはなく、抱えている問題なら早めに解消をしようと行動するからです。もしもデキル人が上司を怒らせたら出来るだけ早く対応することにより、上司にも自分にも嫌な気持ちを持続させないようにすることでしょう。メールの速さとデキル人の仕事の能力は比例するようです。時間を守るという意味でも、上司への迅速なメール対応は納得できます。素早く上司へメール対応することで上司の気持を和らげ、信頼感を与える効果が期待できます。

②簡潔な内容で謝罪する

メールで上司に謝罪する場合は、簡潔な内容で謝罪の気持を伝えましょう。デキル人のメールは内容も簡潔で洗練されています。まずメールの冒頭に失礼にないような簡潔な挨拶文を書きます。次に上司が理解してくれる最小限の理由と謝罪の言葉を書きます。ここでの理由は怒らせるに至った経緯などをくどくどと書くようなことはしないでしょう。メールでの過剰な言葉はむしろ上司の気持を害するだけです。特に言い訳になるような言葉ばかり長々と書くのは止めましょう。

③きちんとした文章を書く

いつも一緒に仕事をしている上司で慣れ親しんでいたとしても、メールでの文章はきちんとしたものでなければ気持ちが伝わりません。デキル人はその時その時で直感的にメールの打ち方や言葉を使い分けます。相手が怒った上司であるなら、馴れ馴れしさは一切感じさせない気持ちがストレートに伝わる文章を送ります。この場合は気持が伝わりやすいからと、絵文字などを使ってはいけません。

④件名は一目で分かるように

出来る人のタイトルは一目ですぐに用件が伝わるように、簡潔に分かりやすく書かれています。忙しい上司は大量のメールを毎日処理しなければならないでしょう。そういう上司に渡すメールは用件が明確に伝わるような書き方をしなければ、ずっと後回しになって読んでもらえない可能性が充分にあります。せっかく早く上司にメールを送ったのに、いつまでも読んでもらえないという事は、送らなかったのと変わらない結果になりかねません。

⑤とりあえず謝る

自分が悪かろうが例えそうじゃないとしても、デキル人が上司に怒られているのなら取りあえず謝っておく、心がこもっているかどうかは別です。怒っている上司がメールを受け取ることによって、とりあえず心を静めてもらい冷静さになってもらう事が目的です。上司が冷静さを取り戻すことが出来たらその後の様々な場面での受け答えがしやすくなります。

いかがだったでしょうか?
メールは今の時代になくてはならないとても便利なものです。メールをうまく活用することで仕事の効率が上がります。デキル人はメールの長所を生かし、素早い対応と適切な文章で様々な局面を乗り越えていきます。　

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毎日毎日山のように届く要返信のビジネスメール。うんざりしつつも手抜きできないものですよね。かといって1件1件に時間をかけているヒマはありません。冷たすぎず、くどすぎず、相手に好印象を持たれながらも素早い返信で、ビジネスメールを制してみませんか?

ここが違う!デキるビジネスメールの返信とは

ビジネスメールの返信では、手をかけすぎずに好印象を残すものを作成することが大切です。ここでは相手の心をつかむためにおさえておきたいいくつかのポイントをご紹介します。

①返信は早いに越したことはない

ビジネスメールにおいて、返信が早い人=仕事ができるという説はかなり有力になりつつあります。返信内容が的を射ていることは大前提ですが、早く返信することにより「整理整頓上手」「判断力がある」「文章力がある」などの好印象がオプションとして付いてくることは、ビジネスにおいて大きな武器になります。丁寧に返信することは大切ですが、時間をかければいいというものでもありません。遅くとも24時間以内には返信するよう心がけましょう。

②シンプル返信は相手への思いやり

相手に余計な仕事を増やさないようにするためのシンプル返信はビジネスメールには必須です。たとえば件名は無意味に変更しません。送った相手にとって一番わかりやすいタイトルでの返信になるからです。ただし、複数回やり取りして内容がタイトルに合わなくなってきた場合などは、率先してわかりやすいタイトルに直すことも思いやりの1つといえるでしょう。

③返信の宛先にも敬称を

普段は名前に敬称を付けて送っている宛先でも、届いたビジネスメールから返信メールを作成すると敬称が省かれる場合があります。相手が承知していることもありますが、ビジネスメールではここを修正してから返信すると俄然相手への印象が変わってきます。見るつもりはなくても見てしまう部分なので、ここはひと手間入れても惜しくはないでしょう。

④効率的な引用は気配り返信の極意

差出人の文章を残して、それに返答を付けた返信は一見ズボラに感じますが、相手が内容をのみ込むための時間を短縮するという点では最高の気配りといえるでしょう。ビジネスメールの返信では、自分が手間ひまをかけたことを主張するよりも、相手に時間を使わせないことを優先するほうが大切です。

⑤返信でも読み直しは省くなかれ

仕事上のケアレスミスは命取り。ビジネスメールの返信も例外ではありません。誤字脱字はもちろんのこと、Ccに入っている相手にも失礼なくわかる内容かどうか、相手の質問事項にすべて答えられているかどうかなど客観的な目をもってチェックしましょう。

いかがだったでしょうか。ビジネスメールでは、「素早く」「そつなく」「好印象で」返信したいと誰もが願うものですが、相手への思いやりを優先させることが意外と近道になります。数あるビジネスメールの返信を強力な武器にして、仕事の密度と効率に差をつけましょう。

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上司とのメールでのコミュニケーションを円滑に行うことは、ビジネスシーンではとても重要なことでしょう。メールでの上司との情報共有がスムーズに行えれば、上司に信用を買われ、ビジネスチャンスにも繋がります。では具体的に上司の心を動かすメールとは、いったいどのようなメールなのでしょうか?

上司を味方にするメールの書き方8つのポイント

ビジネスで成功するためには、まずは上司を味方につけることが先決です。上司とのメールでのコミュニケーションから、良好な関係を築くためには、どのようなポイントを押さえておくべきか説明していきます。

①上司の性格に合わせた文章

一言で「上司」といっても、性格は様々です。几帳面な上司には、報告・連絡・相談メールがマメであることを好みます。反面、細かいことはあまり気にしない上司であれば、要点を簡潔にまとめたメールを好みます。上司がどの情報をどの程度説明することを求めているのかを、自分が送信したメールに対しての返信から察するようにしましょう。

②正しい敬語を遣う

上司は部下の言葉遣いがどうしても気になります。上司が最も神経質になる言葉は、敬語の使い方です。敬語には、尊敬語・丁寧語・謙譲語があります。特に注意したいのが謙譲語です。敬語に関するバイブルを一冊手元に用意して、読み込むようにしましょう。

③上司に対する好意的な姿勢

部下に嫌われようとして振る舞う上司はいません。上司の行為には基本的には悪気は無いと考え、時には「お疲れ様です」「ありがとうございます」などを適度に挟み、気遣いを伝えるように心がけましょう。

④簡潔な文章を作成する

メールで報告や連絡をする際、説明を丁寧にしようと心掛けすぎて、かえって用件が伝わりにくい文章になることがあります。ビジネスシーンで伝わりにくいメールは、業務に支障をきたしてしまいます。

⑤返信は早めに送信する

ビジネスは常に時間との戦いでもあります。もちろん、ひとりで速断してしまって問題に発展することも考えられます。そこで、メールに対して速断するのではなく、「少しお時間を頂いてもよろしいですか」「折り返しこちらから連絡します」などワンクッション置いた連絡をするのも一つです。

⑥言い訳をメールに書かない

上司とのメールにおいて、伝えなければならない内容は職務上に必要な最小限の情報です。ですから、トラブルが発生した際の経緯を説明する際などにも、「～と思ったのですが」「～のつもりで」という言葉が、かえって必要以上に上司をイライラさせてしまいます。

⑦愚痴や泣き言を書かない

ビジネスメール全般に言えることですが、上司にメールを送信する際にも「訳を言って同情してもらおう」と泣き落としをするのは大変危険です。上司は、部下から自分が知りたい情報が最小限得られればそれで問題ないと思っています。

⑧報告すべき内容か再度確認

上司は仕事量が多いものですから、常に負担は少なくしたいと考えています。ですから、部下の報告から素早く本質を見極めたいと考えます。必要最低限の報告かどうか、メールを書き終えたら再度確認する習慣をつけましょう。

このように、上司とのメールのやりとりでは、普段のプライベートなメールとは違った要素が求められます。上司に気に入られるメールは、上司の心情に訴えかけるメールではなく、簡潔で読みやすく、返信しやすいメールです。

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