上司とのメールでのコミュニケーションを円滑に行うことは、ビジネスシーンではとても重要なことでしょう。メールでの上司との情報共有がスムーズに行えれば、上司に信用を買われ、ビジネスチャンスにも繋がります。では具体的に上司の心を動かすメールとは、いったいどのようなメールなのでしょうか?
上司を味方にするメールの書き方8つのポイント
ビジネスで成功するためには、まずは上司を味方につけることが先決です。上司とのメールでのコミュニケーションから、良好な関係を築くためには、どのようなポイントを押さえておくべきか説明していきます。
①上司の性格に合わせた文章
一言で「上司」といっても、性格は様々です。几帳面な上司には、報告・連絡・相談メールがマメであることを好みます。反面、細かいことはあまり気にしない上司であれば、要点を簡潔にまとめたメールを好みます。上司がどの情報をどの程度説明することを求めているのかを、自分が送信したメールに対しての返信から察するようにしましょう。
②正しい敬語を遣う
上司は部下の言葉遣いがどうしても気になります。上司が最も神経質になる言葉は、敬語の使い方です。敬語には、尊敬語・丁寧語・謙譲語があります。特に注意したいのが謙譲語です。敬語に関するバイブルを一冊手元に用意して、読み込むようにしましょう。
③上司に対する好意的な姿勢
部下に嫌われようとして振る舞う上司はいません。上司の行為には基本的には悪気は無いと考え、時には「お疲れ様です」「ありがとうございます」などを適度に挟み、気遣いを伝えるように心がけましょう。
④簡潔な文章を作成する
メールで報告や連絡をする際、説明を丁寧にしようと心掛けすぎて、かえって用件が伝わりにくい文章になることがあります。ビジネスシーンで伝わりにくいメールは、業務に支障をきたしてしまいます。
⑤返信は早めに送信する
ビジネスは常に時間との戦いでもあります。もちろん、ひとりで速断してしまって問題に発展することも考えられます。そこで、メールに対して速断するのではなく、「少しお時間を頂いてもよろしいですか」「折り返しこちらから連絡します」などワンクッション置いた連絡をするのも一つです。
⑥言い訳をメールに書かない
上司とのメールにおいて、伝えなければならない内容は職務上に必要な最小限の情報です。ですから、トラブルが発生した際の経緯を説明する際などにも、「～と思ったのですが」「～のつもりで」という言葉が、かえって必要以上に上司をイライラさせてしまいます。
⑦愚痴や泣き言を書かない
ビジネスメール全般に言えることですが、上司にメールを送信する際にも「訳を言って同情してもらおう」と泣き落としをするのは大変危険です。上司は、部下から自分が知りたい情報が最小限得られればそれで問題ないと思っています。
⑧報告すべき内容か再度確認
上司は仕事量が多いものですから、常に負担は少なくしたいと考えています。ですから、部下の報告から素早く本質を見極めたいと考えます。必要最低限の報告かどうか、メールを書き終えたら再度確認する習慣をつけましょう。
いかがだったでしょうか?
このように、上司とのメールのやりとりでは、普段のプライベートなメールとは違った要素が求められます。上司に気に入られるメールは、上司の心情に訴えかけるメールではなく、簡潔で読みやすく、返信しやすいメールです。
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